Mejorar los Formularios de Google docs

Crear formularios con Google Drive es sencillo y además se consiguen unos resultados estupendos. Sin embargo, con frecuencia echamos de menos la posibilidad de incluir imágenes, vídeos... en nuestros formularios.

Vamos a explicar como insertar en un formulario elementos externos, como imágenes, vídeos... que estén en otras páginas web, como en este ejemplo

Para conseguir estos resultados debemos:

1º.- Crear un formulario. Comenzaremos creando nuestro formulario, ya explicamos en otra entrada como hacerlo. 

2º.- Ver el formulario en nuestro navegador. Un vez creado lo guardamos y utilizando en el menú "Formulario" la opción "Ir al formulario en directo" lo visualizamos en nuestro navegador. 

3º.- Guardar el formulario en nuestro ordenador. La forma de realizar esta acción dependerá del navegador que utilicemos. La formula que se utiliza en la mayoría de los casos es utilizar en el menú "Archivo" la opción "guardar como..." o "guardar página como..." 

4º.- Modificar el formulario mediante un editor de HTML. Se puede utilizar alguno de los programas que se pueden encontrar en la red, como Quackit Online HTML Editor, Real-Time HTML Editor ...

Abrimos con un editor de texto el código HTML del formulario y mediante los botones copiar, pegar lo pasaremos a alguno de los editores comentados con anterioridad, seguidamente incluiremos los códigos de los elementos que queramos introducir. Un truco que se puede utilizar para localizar el lugar exacto donde debemos de insertar el código es buscar el texto de las preguntas que hemos escrito.

Recuerda que en HTML los elementos aparecen entre etiquetas que le confieren sus propiedades. A modo de ejemplo, para un texto en negrita debo de utilizar dos etiquetas: <b> para comenzar la negrita y </b> para terminar el texto escrito en negrita. Localiza el lugar donde quieres poner  tus "extras" y pega el código HTML correspondiente. Una vez realizadas las modificaciones Guarda los cambios.

5º.- Conseguir códigos HTML. Son muchas las utilidades que nos ofrecen códigos HTML para que podemos incrustar elementos en nuestras páginas web, blog... por ejemplo Youtube nos ofrece esos códigos para insertar vídeos.

6º.- Copiar el nuevo código HTML en nuestra web, blog... Finalmente insertaremos el código del nuevo formulario en nuestra web, blog...

Formularios con Google docs

Con Google crear un cuestionario es una tarea más que sencilla. Drive nos ofrece esta posibilidad y lo que es mejor poder incrustar los cuestionarios en una página web o en un blog, si es que lo tenemos, o enviarlos a nuestros contactos mediante un correo. Además los resultados del la misma se nos ofrecen en una hoja de cálculo para que podamos trabajar con ellos y obtener gráficas...

 Los pasos que debemos de seguir para crear un formulario, publicarlo y acceder a los resultados son sencillos:

1.- Creamos el formulario con Google Drive. Accedemos ha nuestra cuenta de Gmail, seguidamente pulsamos sobre la pestaña de Drive y al botón "Crear", seleccionamos "Formulario". Un vídeo para solucionar dudas.

2.- Mejorar su aspecto y publicar. Una vez  creado nuestro formulario podemos mejorar su aspecto utilizando alguna de las plantillas que nos ofrecen. Finalizado el formulario y mejorado su aspecto debemos de publicarlo.

3.- Recogida de datos. Una vez completado el cuestionario debemos desactivarlo y acceder a los datos.

Fuente: Youtube Anibal de la Torre

Enviar mensajes con Gmail

Seguimos con la serie de post dedicados a gmail, en este vamos a tratar, quizá, la función más básica del servicio, el envío de  mensajes.   Enviar mensajes es una de las funciones más comunes de Gmail, seguro que conoces lo más básico, pero además nos encontramos con una serie de opciones que nos pueden resultar muy interesantes. 

Enviar correos es la esencia de este servicio de Google, Gmail es fundamentalmente un servicio de la creación y gestión de correos electrónicos. Vamos a comenzar repasando lo esencial.

• Haz clic en el botón Redactar, en el lado izquierdo de la página de Gmail.

• Escribe la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo "Para:".

• Utiliza el campo con copia cuando quieras incluir destinatarios secundarios cuyas respuestas sean bienvenidas pero no necesarias. Muestra este campo haciendo clic en Añadir CC. 

• El campo con copia oculta (para mostrarlo haz clic en Añadir CCO) te permite ocultar los nombres y las direcciones de los destinatarios para que no vean los de los demás.

Pero, además de todo esto hay algunas cosas importantes que probablemente no sabías y que te ayudaran a enviar correos mucho más rápido.

• Arrastrar y soltar para archivos adjuntos: Adjuntar archivos a nuestros mensajes no resulta complicado, pero podemos reducir de manera significativa el tiempo que toma esta simple tarea aprovechando la opción drag & drop de Gmail.

Si seleccionamos y arrastramos uno o varios archivos desde una carpeta en nuestro escritorio hasta la pantalla de redactar mensajes de Gmail y los soltamos sobre el campo “Asunto”, como se muestra en la imagen, los archivos comenzarán a adjuntarse de forma automática sin mayores complicaciones.

• Notas rápidas sin alertas: Cuando intentamos enviar un email sin contenido, es decir, solo con el asunto, Gmail nos muestra una alerta para que confirmemos que realmente enviaremos el mensaje vacio, pero existe una forma de saltarse esta alerta y darle un uso particular a estos mensajes.

Imaginemos que solo queremos confirmar nuestra reunión del medio día. Basta con rellenar el campo del destinatario o destinatarios del mensaje y en el asunto poner algo como: “Al medio día en el café de siempre (EOM)”.
Al finalizar el asunto con (EOM), Gmail no solicitará confirmación por dejar el cuerpo del mensaje vacio y lo enviará inmediatamente. EOM viene de las siglas de “End of Message” o “Fin del Mensaje”.

• Tomando notas: La próxima vez que necesites tomar nota sobre algo urgente y no tengas lápiz y papel a mano, piensa automáticamente en Gmail. Abre rápidamente la página para redactar un correo nuevo, toma notas allí y guarda el mensaje en borradores. Tus notas estarán a salvo y podrás recuperarlas en la bandeja de entrada o directamente desde los borradores la próxima vez que las necesites.

• Creando listas de Tareas: Con Gmail también es posible crear listas de tareas para poner un poco de orden en nuestro día y no pasar por alto actividades importantes. Para crear una lista de actividades pendientes basta con hacer clic sobre la opción “Tareas” en el menú que se encuentra justo debajo del logo de Google, como se muestra en la imagen. Esto abrirá una pequeña ventana en la parte inferior derecha de la pantalla, muy similar a las ventanas de Google chat, allí encontraremos todas las opciones necesarias para crear y administrar listas. Ya no hay excusas para pasar por alto cosas importantes.

Filtros en Gmail

Una de las características más interesantes de Gmail, son los filtros. Como su nombre indica, con ellos podemos filtrar de forma automática el correo entrante. Los filtros además de ayudarnos a organizar, también nos permiten realizar búsquedas más rápidas sobre el correo que no está ordenado.

El uso de filtros sobre el correo entrante evita que los mensajes menos importantes lleguen a la bandeja de entrada. Servicios como Twitter, Facebook..., suelen enviarnos notificaciones cuando tenemos un nuevo seguidor o nos han dejado un mensaje privado..., pero son realmente mensajes urgentes o podemos rebisarlos en los ratos libres.

Se pueden programar filtros partiendo de la dirección de correo que usa cada uno de esos servicios para enviar notificaciones, de esta manera, al recibir una notificación de Twitter, los mensajes se archivan automáticamente dentro de la etiqueta asociada al servicio, con lo que evito estos correos en mi bandeja de entrada. Puedes crear infinidad de filtros que se ajusten a tus necesidades.

• Creando filtros en Gmail: Para crear un filtro en Gmail, nos dirigimos a las opciones de configuración y luego seleccionamos la pestaña “Filtros”. Aquí podemos ver los filtros que tengamos configurados en nuestra cuenta y la opción “Crear un filtro nuevo”, al hacer clic en ella, se despliega un formulario con opciones búsqueda avanzada; no es necesario rellenar todos los campos, pero mientras más información suministremos, más preciso será el filtro.

Cada uno de estos campos sirve para lo siguiente:

• De: Aquí ingresamos la dirección de correo electrónico de quien nos envía los mensajes que deseamos filtrar.
• Para: Aquí ponemos nuestra dirección de correo, resulta mucho más útil cuando tenemos múltiples cuentas asociadas a nuestra bandeja de Gmail o hacemos uso de direcciones personalizadas.
• Asunto: Si queremos filtrar correos con un asunto específico, rellenamos este campo con las palabras claves que aparecen en el titulo de los mensajes.
• Contiene las palabras: En este campo podemos ingresar palabras que necesitemos filtrar si se encuentran en el cuerpo o contenido de los mensajes.
• No contiene: Lo contrario del campo anterior, aquí ponemos las palabras que queremos excluir de la búsqueda, es decir, los mensajes que contengan estas palabras no aparecerán en los resultados.
• También podemos elegir filtrar mensajes que contengan archivos adjuntos y por rangos de fecha.

Al completar los campos, hacemos clic en el botón azul (el de la lupa) para realizar una búsqueda de prueba. Gmail nos mostrará una lista con los mensajes resultantes, si estamos de acuerdo con los resultados, podemos crear un filtro a partir de estos haciendo clic en “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda”.

En el siguiente formulario están las opciones propias del filtro, con las que podemos experimentar con total confianza. Si nos equivocamos, los filtros siempre podrán editarse. En esta parte las opciones son bastante intuitivas y se pueden combinar entre ellas para lograr el efecto deseado. La imagen corresponde al filtro del ejemplo que comenté antes.

• Cuentas de correo personalizadas: Gmail no permite el uso de ‘alias’ en nuestras cuentas de correo, pero si nos deja usar un comodín para filtrar mensajes con direcciones de email personalizadas haciendo uso del símbolo ‘+’.

Supongamos que nuestra dirección de Gmail es usuario@gmail.com, los mensajes enviados a usuario+presupuesto@gmail.com o usuario+listasdecorreo@gmail.com también llegaran a nuestra bandeja de entrada, siendo más simple filtrar los correos y archivarlos de manera automática en una carpeta o etiqueta.

• Operadores de búsqueda: Para realizar búsquedas avanzadas en Gmail, podemos hacer uso de operadores especiales. Ya mi compañero David Rubia preparó una guía bastante completa y específica sobre este apartado, les recomiendo darle un vistazo.

Los secretos de Gmail

Nos hacemos eco de un artículo aparecido en el blog "Bitelia" en el que se explica algunas de las características de gmail. 

Gmail presenta características muy interesantes y muy útiles, muchas de ellas se encuentran ocultas o desactivadas. En el post se tratan las opciones que nos encontramos para mejorar la gestión de nuestra bandeja de entrada.

La bandeja de entrada es la parte más importante de cualquier servicio de correo electrónico, aquí es donde llegan todos los correos que nos envían. Mantener nuestra bandeja de entrada organizada es fundamental.

Afortunadamente Gmail cuenta múltiples opciones, muy simples, pero que combinadas pueden ser muy poderosas.

• Marcando los mensajes más importantes: Marca con una estrella aquellos mensajes que son más útiles e importantes, aquellos que podrías llegar a necesitar consultar con regularidad. Puedes utilizar, además de las estrellas amarillas, otras de diversos colores, hasta 6 colores distintos o alguna de las 12 marcas que te ofrece gmail. Para activarlas, solo tienes que ir a las opciones de configuración dentro de la pestaña “General”.

• Número de mensajes mostrados: Puedes controlar la cantidad de mensajes que se muestran en cada página de la bandeja de entrada, de otro lado puedes elegir entre varios tipos de vista. Para cambiar las opciones de visualización, basta con presionar el botón con el icono de la rueda dentada, luego selecciona la combinación que mejor se adapte a tus necesidades.

• Utiliza etiquetas: Las etiquetas funcionan como una carpeta para almacenar documentos. Crea, por ejemplo, una etiqueta para los mensajes relacionados con el trabajo, otra para lo más personal y una para las listas de correo. Puedes crear tantas etiquetas como necesites para mantener tu correo organizado, hacerlo es muy simple. Si no es suficiente, utiliza sub-etiquetas. El procedimiento para crearlas es el mismo que el de las etiquetas, solo que ahora vamos a marcar la opción “Anidar etiqueta en:” y seleccionar en el menú desplegable la etiqueta principal a la que deseamos asociarla, en este caso, por ejemplo, la sub-etiqueta “Proyecto #1” iría dentro de la etiqueta “Trabajo”.

• Limpia la bandeja de entrada:  Para archivar los mensajes podemos utilizar varias maneras:
   
  1. Arrastrando los mensajes desde la bandeja y soltando sobre la etiqueta correspondiente.
  2. Seleccionando uno o varios mensajes de manera simultanea y haciendo clic sobre el botón “Mover a”.
  3. Seleccionando uno o varios mensajes previamente etiquetados y haciendo clic en el botón “Archivar”.

• Personaliza Gmail: Puedes cambiar la apariencia de gmail, dirígete a las opciones de configuración y en la pestaña “Temas”, encontrarás más de 30 alternativas para cambiar el aspecto visual de tú Gmail. Hay 3 categorías de temas:
   
  1. Temas de colores: Si elegimos uno de estos, mantendremos el tema por defecto de Gmail, solo variará la combinación de colores de los elementos en pantalla.
  2. Temas de alta definición: En estos, el fondo de la página de Gmail es reemplazado por una imagen en alta definición, hay diferentes motivos, la mayoría relacionados con la naturaleza. En algunos de estos temas, las imágenes irán rotando de acuerdo a las diferentes horas del día, por lo que parecieran estar “vivos”.
  3. Temas clásicos: Muy similares a los anteriores, pero basados en ilustraciones y con aspecto mucho más caricaturesco.

• Indicadores personales, ¿qué significan?: Los indicadores personales, sirven para determinar de manera rápida si un mensaje ha sido enviado directamente a nosotros o si por el contrario ha sido enviado a múltiples destinatarios a través de, por ejemplo, una lista de distribución. Una flecha ( › ) junto a los mensajes indica que fue enviado a través de una lista de correo o un grupo de personas, una flecha doble ( » ) junto a los mensajes significa que el correo viene dirigido directamente a nosotros. Para activar/desactivar los indicadores personales, ve a las opciones de configuración

Buscadores en Internet. Google

17 de mayo de 2010

El buscador de contenidos más conocido y utilizado en nuestro país es Gloogle. Muchas empresas, instituciones... tratan de ocupar las primeras posiciones en las búsquedas que se realizan y algunos no dudan en trucar los resultados. En la entrada comentamos como se puede mejorar la posición en las listas de Google.


La búsqueda de información es la actividad más frecuente que se realiza en internet. Para estas búsquedas se utiliza uno de los más de 3000 buscadores que están catalogados, y en especial uno de los tres grandes, Google, MSN (Microsoft) o Yahoo.

La mayoría de los españoles preferimos Google, la razón de este éxito parece que se encuentra en un factor idiomático. Google resuelve mejor que sus competidores las búsquedas en castellano. Pero, para ser el sitio más frecuentado en la Red, además de los españoles, otros muchos lo deben de utilizar. De hecho Google triunfa en todo el mundo, sólo Asia y especialmente Japón y China se le resisten.