Filtros en Gmail

Una de las características más interesantes de Gmail, son los filtros. Como su nombre indica, con ellos podemos filtrar de forma automática el correo entrante. Los filtros además de ayudarnos a organizar, también nos permiten realizar búsquedas más rápidas sobre el correo que no está ordenado.

El uso de filtros sobre el correo entrante evita que los mensajes menos importantes lleguen a la bandeja de entrada. Servicios como Twitter, Facebook..., suelen enviarnos notificaciones cuando tenemos un nuevo seguidor o nos han dejado un mensaje privado..., pero son realmente mensajes urgentes o podemos rebisarlos en los ratos libres.

Se pueden programar filtros partiendo de la dirección de correo que usa cada uno de esos servicios para enviar notificaciones, de esta manera, al recibir una notificación de Twitter, los mensajes se archivan automáticamente dentro de la etiqueta asociada al servicio, con lo que evito estos correos en mi bandeja de entrada. Puedes crear infinidad de filtros que se ajusten a tus necesidades.

• Creando filtros en Gmail: Para crear un filtro en Gmail, nos dirigimos a las opciones de configuración y luego seleccionamos la pestaña “Filtros”. Aquí podemos ver los filtros que tengamos configurados en nuestra cuenta y la opción “Crear un filtro nuevo”, al hacer clic en ella, se despliega un formulario con opciones búsqueda avanzada; no es necesario rellenar todos los campos, pero mientras más información suministremos, más preciso será el filtro.

Cada uno de estos campos sirve para lo siguiente:

• De: Aquí ingresamos la dirección de correo electrónico de quien nos envía los mensajes que deseamos filtrar.
• Para: Aquí ponemos nuestra dirección de correo, resulta mucho más útil cuando tenemos múltiples cuentas asociadas a nuestra bandeja de Gmail o hacemos uso de direcciones personalizadas.
• Asunto: Si queremos filtrar correos con un asunto específico, rellenamos este campo con las palabras claves que aparecen en el titulo de los mensajes.
• Contiene las palabras: En este campo podemos ingresar palabras que necesitemos filtrar si se encuentran en el cuerpo o contenido de los mensajes.
• No contiene: Lo contrario del campo anterior, aquí ponemos las palabras que queremos excluir de la búsqueda, es decir, los mensajes que contengan estas palabras no aparecerán en los resultados.
• También podemos elegir filtrar mensajes que contengan archivos adjuntos y por rangos de fecha.

Al completar los campos, hacemos clic en el botón azul (el de la lupa) para realizar una búsqueda de prueba. Gmail nos mostrará una lista con los mensajes resultantes, si estamos de acuerdo con los resultados, podemos crear un filtro a partir de estos haciendo clic en “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda”.

En el siguiente formulario están las opciones propias del filtro, con las que podemos experimentar con total confianza. Si nos equivocamos, los filtros siempre podrán editarse. En esta parte las opciones son bastante intuitivas y se pueden combinar entre ellas para lograr el efecto deseado. La imagen corresponde al filtro del ejemplo que comenté antes.

• Cuentas de correo personalizadas: Gmail no permite el uso de ‘alias’ en nuestras cuentas de correo, pero si nos deja usar un comodín para filtrar mensajes con direcciones de email personalizadas haciendo uso del símbolo ‘+’.

Supongamos que nuestra dirección de Gmail es usuario@gmail.com, los mensajes enviados a usuario+presupuesto@gmail.com o usuario+listasdecorreo@gmail.com también llegaran a nuestra bandeja de entrada, siendo más simple filtrar los correos y archivarlos de manera automática en una carpeta o etiqueta.

• Operadores de búsqueda: Para realizar búsquedas avanzadas en Gmail, podemos hacer uso de operadores especiales. Ya mi compañero David Rubia preparó una guía bastante completa y específica sobre este apartado, les recomiendo darle un vistazo.